素材・ドキュメント管理
要点まとめ
- 作業環境には、制作・開発環境、テスト環境、データ共有環境の３つがあり、それぞれで業務効率を高める工夫が必要
- サイト設計書や素材管理表で、各素材の内容と形式、提出・共有方法を決めておく。
- 元ファイルの取り扱いや、管理画面へのログイン情報などをまとめておく
作業環境の管理
プロジェクトメンバーがいつでもデータにアクセスできる環境にする。
正しい作業環境の構築は、プロジェクト全体の進捗や品質を高めるために重要。
管理する環境は３つ。
- 制作・開発環境
- テスト環境
- データ共有環境
制作・開発環境
デザイナーやエンジニアなどが使用する環境。
高い品質の成果物を生み出すには、作業に必要なスペックのPCやソフトが機能する環境が必要。
例えば、デザイナーはillustratorやPhotoshopを使うので、画面が大きく、メモリ容量が大きく、GPUの処理能力が高いマシンがよい。
ディレクターは、社外での打ち合わせが多いので、持ち運びに便利なノートPCで、ワード、エクセル、パワーポイントが使えるPCがよい。
テスト環境
WEBサイトをテスト公開するサーバーやネットワークのこと。ステージング環境ともいう。
最終成果物が、本番環境で正常に表示・機能するか検証すること。
テスト環境をサブドメインや、サブディレクトリに設定することで、本番環境と同じ条件に近づけることが出来る。
データ共有環境
- 企画書
- 設計書
- 画像
- 映像
- デザインカンプ
- HTMLテンプレート
などのプロジェクトに関連するドキュメントの共有環境のこと。
イントラネットやDropboxなどのクラウドサービスも使われている。
プロジェクトの立ち上げ時に用意して、プロジェクトメンバー全員を招待する。フォルダ名やファイル名のルールは決めておく。
素材・ドキュメント管理の実際
サイト設計書や素材管理表で「素材ドキュメントの内容と形式」「素材・ドキュメントの提出・共有方法」を定めておく。
全てのスタッフに共有する。
- 課題やタスクの共有は、プロジェクト管理ツールの「Backlog」
- ドキュメントの共有は「Googleドライブ」
- 画像などの素材ファイルの共有は「Dropbox」
- HTMLなどのソースコードの共有は「Git」
PMやディレクターは、素材やドキュメントの共有状況を継続的にウォッチをする。
データのバックアップや復元も考慮し利用ツールを決める。
クライアント担当者と外注スタッフは、制作会社のツールに合わせてもらう。その際、ツールの使い方を説明する。
クラウドサービスがNGなクライアント企業もあるので、メールで対応する等の対応するケースもある。
素材・ドキュメント管理の工夫
数が多い場合、フォルダで分ける。
容量を圧迫する場合、元データは制作会社のファイルサーバーで管理する。
閲覧権限、ログイン情報の管理は行う事。
- Googleアナリティクス
- サーチコンソール
- FTPツール
- CMS
上記のID、パスワードは機密性の高い情報なので管理は確実に行う。分かり易くまとめておき、プロジェクトメンバーだけがアクセスできる状態にしておく。