コミュニケーションマネジメント
プロジェクトを進めるには、メンバー同士の円滑で友好的なコミュニケーションが必要不可欠。
要点まとめ
- 相手のリテラシーに合わせた用語をつかい、正確に伝える
- 要件に応じて、文字、口頭、オンライン、オフラインを使い分ける
- コミュニケーションもPDCAで改善する
コミュニケーションの基本
プロジェクトのメンバーは、制作会社のスタッフ、外注先のスタッフ、クライアント担当者となる。
みな平等に接する（イコールパートナーシップ）
相手のリテラシーに合わせた用語を使う。
社内スタッフなら、一度のコミュニケーションで終わることも、社外スタッフならエビデンス（証拠）を残す為にメールやチャットで送ったり、複数回のやり取りが必要であったりと、コミュニケーションコストがかかる場合がある。
コミュニケーションで必ず守るのは以下の2点
- 透明性
- 即応性
裏表ないコミュニケーションを心がける。分からない事は上司や同僚に相談することが大切。
回答は、迅速に。回答が遅いことで、スケジュールの遅延にならないようにする。
課題やタスクを処理する際は、早く正確に。自分がボトルネックにならないようにする。
コミュニケーションマネジメント
PMやディレクターは、プロジェクトが混乱をきたさないように、コミュニケーション方法を計画し、実施、評価、改善をする。
Plan
「ある重要な判断にあたって、どのような情報が必要か」「特に混乱しがちなタスクは何か」を把握して情報の形式、時期、共有方法、担当者などを検討、計画する。
コミュニケーションツールは、OJTでケアする。
Do
情報を受け取る側に確実に伝わり、受け取る側が正しく理解できるように配慮して伝達を行う。
文字では伝えにくい場合や、複数名で意見を出したい場合は、対面でミーティングをしたり、Skypeなどでオンラインミーティングをする。
Check
コミュニケーションのプロセスの監視をして、全体を評価する。
プロジェクトメンバーに、各ツールの使用感やプロジェクトを推進するために、どのように貢献したかを聞く。
貢献度の低いツール、混乱の原因になったツールは、その理由や改善策を検討。
Act
緊急性の低い要件で電話をしてくる場合は、メッセンジャーやプロジェクト管理ツールで送ってもらうようにする。