プロジェクト計画
プロジェクトに着手する前の準備段階において、要件定義した内容を個別に詳細な計画に落とし込んでいく。
要点まとめ
- 計画を個別に詳細に行い、文書化しておく。
- プロジェクトの作業範囲は、WBSを用いてタスクを洗い出して定義する
- 変更が生じることも想定して、変更手順をルール化しておく
プロジェクト計画の目的
クライアント、制作会社にプロジェクト概要を明確にし、KGI、KPIを共有する。
プロジェクト計画の流れ
- SWOT分析・４C分析
- クライアントの情報活用の度合いを定義（情報化企画）
- どのように実現するかを企画（プロジェクト企画）
- プロジェクトの範囲を設定
- 行う作業のスコープ定義を行う
- 作業を計測可能な単位にまで分けたWBSを設定
情報化企画
情報化企画とは、プロジェクトの目標実現のための情報化とは何か？の情報化の定義を検討する段階。
発注者の環境分析に基づいて、投資対効果を考え、経営活動の円滑化やプロジェクト実現のための情報活用とは何かを定義する。
具体的には以下をする。
- 要件定義における情報収集と現状分析。
- クリエイティブブリーフの作成（環境や課題をストーリー仕立てで文書化したもの）
- 期待される効果（定量的、定性的）
- プロジェクト戦略の立案（概要でよい）
- 条件設定（制約条件、達成条件）
プロジェクト企画
プロジェクトの企画とは、どうすれば情報化を構築できるのか？の情報化の方法を検討する段階。
プロジェクト企画書として別にまとめる場合がある。別にまとめるメリットは、クライアントと制作会社で共有することで理解や協力を促進できる。
重要なポイントは
- 明確
- 計測可能
- やりがいがある
- 現実的
- 時間軸が明確
スコープ計画・定義
スコープ計画とは、成果物と作業範囲の概要を計画すること。
あくまで概要の計画なので、作業量を把握するためにWBSに落とし込む。
WBSでは、以下を定義する。
- 作業担当者
- 実施時間
- 実施順序
- 納品物
WBSで定義することを、スコープ定義という。スケジュールとリソースを確定するベースとなるので、WBSは徹底的に洗い出す。WBSで必要なタスクを見逃すと、追加費用や手戻りの発生が起こる。
制作会社のミスになると、持ち出しとなる可能性になるので、WBSの洗い出しは重要。一人で決定するのではなく、他のディレクターやプロジェクトマネージャーに確認をとると良い。
変更手順
スコープ定義ができてプロジェクト計画書が出来ました。しかし、想定外の事が発生して成果物・作業範囲に変更が生じることがある。
プロジェクトは必ず３つの制約がある。
- 期間
- コスト
- 実現する機能
成果物の品質は、この３要素のバランスによって決まる。冷静な判断をするために以下のルールを適用すると良い。
- 変更依頼書の記述
- 定例会で変更時期・担当者を決める
- プロジェクトマネージャーが全体の進捗状況や費用・体制への影響を総合判断する
- 成果物と作業範囲を再定義する
プロジェクト計画書
プロジェクト計画書とは、策定したプロジェクトの全体・個別計画を具体的な戦略を含めて詳細に記載した文書。
なので、クライアントのRFPに対して、具体的な回答になっている必要がある。
プロジェクト計画書に記載する項目
- プロジェクトの背景（クリエイティブブリーフ）
- プロジェクト戦略（KGI、KPI、成果物、ターゲット）
- プロジェクト計画（人、モノ、金、期間、品質）
- 計画書の作成プロセス
- 計画書の変更プロセス
- 関連書式
- その他の前提条件（仕様や規定）
あとは、承認欄（サインする場所）を設ける事。ミスコミュニケーションによる後戻りを防ぐため。
予算やスケジュールの記載について
予算、スケジュールに関しては、可能な限りブレを無くす事が重要。プロジェクト計画書に書くと、暗黙の了解が出来上がる。
クライアントのマイルストーンを基準に、逆算して計画を立てると、変更が難しくなる。
スケジュールを支配するのは、
- 人
- もの
- 金
- 情報
である。環境によって、常に変動する要素なので、変動することはプロジェクト計画書に記載しておくこと。
大規模ほど、スケジュール変更は起きやすく、リスクも大きくなる。
考えられるリスクは、全てリストアップしておき、関係者に話しておく。